*L’immagine è “Dots Obsession” di Yayoi Kusama
L’utilizzo dell’IA durante le riunioni di Team è destinato a crescere rapidamente. Secondo una ricerca del Capgemini Research Institute condotta su 500 dirigenti, nei prossimi tre anni l’uso attivo dell’IA nei meeting aumenterà di oltre tre volte, con l’aspettativa di ottenere discussioni migliori e decisioni di maggiore qualità.
Questa fiducia, però, rischia di nascondere una difficoltà importante. Integrare l’IA nel lavoro di gruppo non avviene spontaneamente. Se introdotta senza un metodo, può ridurre la partecipazione, frammentare le discussioni e spostare il senso di responsabilità dal team alla tecnologia.
Cinque mesi di sperimentazione con 60 manager appartenenti a 12 aziende hanno portato all’individuazione di un approccio definito Human-AI Team Chemistry, basato su tre pratiche che aiutano i Team a collaborare efficacemente con l’IA:
- Interagire con l’IA come un Team
Nella prima sessione dell’esperimento l’entusiasmo iniziale è durato poco. I Team sono diventati progressivamente spettatori, limitandosi a osservare le risposte generate dall’IA.
L’analisi delle conversazioni ha mostrato una causa ricorrente: i partecipanti si comportavano come se stessero utilizzando una chat individuale. Nessuno presentava il gruppo, i ruoli o le competenze presenti al tavolo, perciò l’IA rispondeva esclusivamente alla persona che scriveva, ignorando la natura collettiva della discussione.
Nelle sessioni successive i Team hanno iniziato a presentarsi come gruppo, consentendo all’IA di considerare competenze, prospettive e responsabilità diverse. L’interazione è così diventata realmente collettiva.
- Sfruttare la flessibilità dei ruoli dell’IA
Un secondo limite emerso era la tendenza ad assegnare all’IA un unico ruolo statico, quasi sempre quello di esperto o ricercatore.
In questo modo il gruppo si limitava a cercare risposte, senza utilizzare l’IA come partner di ragionamento. Non venivano quasi mai sperimentati ruoli alternativi, come critico, stakeholder scettico, cliente, concorrente o utilizzatore finale, capaci di mettere in discussione ipotesi e far emergere punti ciechi.
Dopo aver modificato questo approccio, l’IA ha iniziato a cambiare ruolo durante la stessa riunione, diventando di volta in volta facilitatore del brainstorming, challenger, prototipatore o supporto nella costruzione della presentazione finale.
- Mantenere la proprietà collettiva dell’interazione
La terza pratica si è rivelata la più difficile da acquisire. Anche dopo aver imparato a dialogare con l’IA come gruppo, molti Team continuavano a lasciarsi guidare dalle sue risposte. L’IA conduceva la conversazione e il Team reagiva passivamente.
Con il progredire dell’esperimento è emerso invece un comportamento diverso. Prima di inviare un nuovo prompt, i partecipanti si fermavano per discutere insieme come formularlo, confrontavano possibili direzioni, valutavano criticamente le risposte ottenute e solo dopo riprendevano il dialogo con l’IA. Queste pause hanno impedito ai Team di trasformarsi in semplici osservatori, mantenendoli nella posizione di chi guida realmente il processo decisionale.
I risultati hanno confermato il cambiamento. L’engagement medio è aumentato del 30%. Due terzi dei partecipanti hanno dichiarato un miglioramento delle conversazioni, dell’allineamento e della collaborazione, mentre tre persone su cinque hanno evidenziato che il giudizio collettivo ha ridotto rischi tipici dell’utilizzo individuale dell’IA, come l’eccessiva fiducia nelle risposte o il conformismo.
Per consolidare questa modalità di lavoro si suggeriscono tre azioni operative.
- La prima consiste nel progettare l’agenda della riunione prevedendo momenti espliciti dedicati all’IA, stabilendo in anticipo quando interviene e con quale ruolo.
- La seconda è preparare prompt specifici, capaci di assegnare all’IA prospettive differenti o di imporre pause decisionali, ad esempio chiedendole di attendere la decisione del gruppo prima di procedere.
- La terza è rivedere la trascrizione della conversazione al termine dell’incontro, utilizzando una checklist per valutare la qualità dell’interazione tra Team e IA oppure chiedendo alla stessa IA di analizzare il dialogo e suggerire miglioramenti.
Queste pratiche difficilmente si affermano da sole. I leader hanno un ruolo decisivo nel modificare le modalità di lavoro del Team, sperimentando l’integrazione dell’IA in una riunione, accettando che siano necessarie diverse iterazioni per apprendere il nuovo metodo e impedendo che il gruppo ritorni alle abitudini precedenti.
La Human-AI Team Chemistry non nasce automaticamente. I Team ottengono i risultati migliori quando utilizzano l’IA insieme, ne sfruttano la capacità di assumere ruoli diversi e mantengono sempre la responsabilità condivisa delle decisioni. È questa combinazione che favorisce un migliore allineamento, una collaborazione più efficace e risultati di qualità superiore.
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