4 strategie per migliorare la tua efficacia

23 minuti e 15 secondi. E’ questo il tempo necessario per ritornare a un buon livello di concentrazione dopo un’interruzione. E se consideriamo che ci distraiamo in media ogni 15 minuti, è facile comprendere come il tempo in cui siamo davvero focalizzati su ciò che stiamo facendo sia talvolta davvero poco. Uno studio recente ha mostrato come i programmatori più efficaci, capaci di lavori di alta qualità, non si distinguono tanto dagli altri per competenza o per caratteristiche personali, quanto per la capacità di rimanere concentrati più a lungo sul loro lavoro diminuendo il numero di distrazioni. In altre parole, per agire al meglio le nostre capacità dobbiamo lasciare loro il tempo di esprimersi abbastanza a lungo, limitando interruzioni e irrealistici multitasking.

Già, ma come fare? Ecco quattro passaggi che possiamo attuare per migliorare la qualità e la quantità del tempo che dedichiamo ai progetti più importanti.

1. Innanzitutto dobbiamo conoscere la principale causa delle nostre interruzioni…
Sorpresa: per quanto si possa pensare che siamo vittime del contesto e delle richieste di attenzione di altri, la nostra principale fonte di distrazione siamo noi stessi! Pensiamo infatti a quanto spesso, sedotti da una notifica, ci soffermiamoci a scorrere Facebook, a controllare la nostra mail o Slack, a dire due parole con qualcuno che ci passa accanto, a prendere un caffè. Talvolta è necessario, ma più frequentemente avremmo potuto leggere quel messaggio anche più tardi e non sarebbe cambiato nulla: non tutto è davvero sempre urgente. Preso atto di ciò, ecco cosa possiamo iniziare a fare:

  • Spegniamo le fonti di distrazione. Dato che non è necessario essere costantemente aggiornati in tempo reale su ogni avvenimento, quando abbiamo bisogno di concentrarci possiamo silenziare il telefono, eliminare le notifiche, disconnetterci dal wi fi e magari indossare delle cuffie che eliminino i rumori
  • Focalizziamoci sull’obiettivo: siamo più disponibili alla distrazione quando il progetto su cui lavoriamo non ci coinvolge completamente. Possiamo però spostare il nostro scopo, ad esempio dal progetto in sé al terminarlo bene e velocemente
  • Dimentichiamoci del multitasking: è una capacità che non esiste. Noi esseri umani, infatti, non siamo strutturati per fare (bene) più cose contemporaneamente, al massimo riusciamo a passare molto velocemente da una all’altra, ma con grande dispendio di energia e calo di qualità complessiva.

2. Eliminiamo le distrazioni passando da una posizione passiva ad una attiva.
Spesso un collaboratore non ben formato, da aiuto diventa causa di perdita di tempo, così come può essere il maggiore supporto alla nostra produttività quando è correttamente indirizzato. La differenza la facciamo noi:

  • Blocchiamo alcuni spazi della nostra agenda ogni settimana per dedicarli esclusivamente al lavoro individuale
  • Formiamo il nostro collaboratore nella gestione della nostra mail, ad esempio definendo le priorità tra la posta in arrivo e abbozzando le risposte di quelle più semplici
  • Definiamo con chiarezza quando e per cosa possiamo essere interrotti e quando no 

3. Coordiniamoci con i nostri colleghi
Anche se la maggior fonte di distrazione siamo noi stessi, capita spesso che anche i colleghi ci interrompano. Noi però possiamo

  • Organizzare una riunione in cui far sapere a tutti che stiamo lavorando sulla riduzione delle interruzioni e delle distrazioni
  • Creare delle linee guida che rendano esplicito quando siamo o non siamo disponibili 
  • Stabilire dei momenti in cui la porta è aperta a tutti, ed altri in cui non ci siamo per nessuno

4. In casi estremi, possiamo eliminare le distrazioni cambiando la nostra postazione.
Possiamo ad esempio prenotare una sala riunioni tutta per noi, trovare un’area più tranquilla del nostro ufficio, in cui spostarci, o al limite uscire dall’ufficio e lavorare da un caffè, dalla hall di un hotel o da casa

Ci sono interruzioni che non si potranno mai eliminare. Le urgenze ci sono, gli imprevisti capitano. Ma possiamo agire su quelle non essenziali, e riuscire così ad esprimere meglio il nostro potenziale.

Leggi l’articolo completo di Patrick Ewers – www.medium.com