Puoi essere la persona più organizzata e più efficiente del mondo, ma saper gestire bene il tuo tempo è inutile, quando c’è qualcuno che lo usa nel modo sbagliato. Tutti hanno familiarità con questo concetto, ma le persone sono intrinsecamente egoiste, e spesso considerano il valore del tempo degli altri inferiore al proprio. Gestire male il tempo di qualcuno, però, è come una piccola aggressione, che mina il senso di fiducia: il tempo è il nostro bene più prezioso, l’unica risorsa che non possiamo ricomprare.
Per aiutare noi stessi e gli altri ad essere più produttivi, dobbiamo identificare le caratteristiche di chi spreca tempo altrui. Ecco 5 tipologie di persone che sprecano il nostro tempo:
- Il ritardatario: ci sono persone che vivono costantemente di fretta, si uniscono ai meeting in ritardo e chiedono di fare una pausa per recuperare le informazioni perdute. Queste persone non tengono in considerazione il fatto che arrivare 15 minuti in ritardo ad una riunione con 8 partecipanti significa perdere 2 ore di lavoro complessivo. Cosa fare? Si può iniziare dal dare loro feedback espliciti su questo tema e trovare delle regole comuni sui comportamenti da adottare.
- Il controllore che non risponde: a questa tipologia appartengono le persone che vogliono approvare in prima persona ogni azione, ma sono molto impegnati e per questo motivo fanno aspettare tutti gli altri, magari fino all’ultimo momento, non capendo che il tempo speso ad aspettare la loro revisione è tempo perso per i colleghi e per il lavoro in sé. Anche in questo caso, si può provare a dare un feedback, perché se queste persone non hanno tempo di rivedere i contenuti entro le scadenze prestabilite, forse non dovrebbero avere questo compito.
- Chi chiede all’ultimo momento: chi chiede slide o contenuti all’ultimo momento dimostra una scarsa capacità organizzativa, che può diventare contagiosa e influenzare altri colleghi. In questo caso, si tratta spesso di una figura più senior, a cui è certamente difficile dire di no. Ad ogni buon conto, quando questo modo di comportarsi inizia a diventare prevedibile, si può gestire efficacemente la situazione chiedendo in anticipo di quali materiali c’è bisogno.
- L’ape operosa: ci sono persone costantemente di corsa, che non riescono a concentrarsi su niente. Questo è frustrante, perché chi si comporta in questo modo tendenzialmente non riesce a dare le giuste priorità. Per aiutare queste persone, si può pensare di mostrare loro la matrice di Eisenhower, per capire come suddividere il lavoro
- L’onnipresente: questa tipologia di persone vuole che il lavoro venga fatto all’istante, senza interessarsi delle altre attività che si stanno portando avanti in quel momento. A volte, l’unico modo di liberarsi di queste persone è fare quello che vogliono, ma bisogna saper dire di no alle richieste meno importanti: l’urgenza di qualcun altro non è un indicatore valido per il mio personale livello di importanza.
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