C’è una complessità che non possiamo evitare. È quella che nasce dal mondo in cui viviamo, caratterizzato da dinamiche non lineari, imprevedibili, interconnesse, difficili da decifrare. Nelle aziende se ne parla da decenni. Ma siamo sicuri che quella che chiamiamo “complessità” non sia anche il risultato di inutili complicazioni che creiamo noi, ogni giorno, con migliaia di piccoli gesti? Un’email in più invece di una telefonata. Una riunione che poteva essere una conversazione. L’abuso della copia conoscenza. Cinque slide, diventano trenta. Aggiungiamo. Moltiplichiamo. Questa non è complessità. È complicazione. Eppure, ogni momento ci offre la sfida della semplicità: togliere il superfluo per far emergere l’essenziale. Ma, nonostante sia un valore dichiarato da molte aziende, oggi la semplicità è rivoluzionaria perché viviamo in un sistema che ci spinge a sommare anziché sottrarre.
Perché aggiungiamo invece che togliere? Innanzitutto, per fare meno fatica. La semplicità è un modo di pensare e di agire a cui non siamo abituati. Richiede presenza, lucidità nella selezione, consapevolezza del contesto, discernimento di scopi, interlocutori, azioni. Richiede focus mentale e connessione con se stessi, il contesto e gli altri. Noi, invece, seguiamo l’inerzia dell’“abbiamo fatto sempre così”, confondiamo l’accuratezza con la ridondanza, amiamo più parlare che stare in silenzio, pensiamo di combattere l’incertezza aggiungendo. E poi coltiviamo l’illusione di poter controllare tutto, non togliamo per mancanza di fiducia. Così prolifera la mala gerarchia, che aumenta la distanza tra i problemi e le decisioni, e rallenta l’organizzazione. E quindi corriamo e continuiamo a dire che non abbiamo tempo. Invece, per coltivare la semplicità abbiamo bisogno di fermarci a pensare, di parlarci e di ascoltarci per capirci ed eliminare il superfluo. La semplicità va allenata. Non è che ci manchi il tempo. E’ che rispondiamo al bisogno di velocità con la fretta, e in questo modo creiamo un gran rumore. Ma la semplicità è anche il coraggio di fare scelte, piccole e grandi, anziché aggiungere “perché poi non si sa mai”. Sì, preferiamo aggiungere anche per metterci al riparo dai giudizi negativi degli altri. Per questo, al parlar chiaro, preferiamo girare intorno alle cose, non esporci. E’ inevitabile? No. Questo accade quando nell’ambiente di lavoro non c’è sufficiente sicurezza psicologica, quell’elemento che stimola le persone a parlarsi in modo trasparente focalizzandosi sulla sostanza. In un mondo complesso, ci sono prassi che favoriscono la semplicità. Ad esempio, chiederci “questo lo facciamo perché serve, o perché ci fa sentire al sicuro?”. Creare ambienti in cui possiamo dire “non lo so”, “ho sbagliato”, “ho un dubbio”, senza il timore di essere considerati incapaci. Poter dire “non sono d’accordo per questo motivo”, anche al proprio capo, senza essere considerati inopportuni. Domandarci “cosa possiamo togliere?” senza il timore di offendere. E iniziare a costruire da lì. Questo ridurrebbe anche lo stress. Per lavorare bene noi umani abbiamo bisogno di stare in contatto con l’essenziale. Negli ultimi vent’anni abbiamo prodotto montagne di modelli e strumenti per aiutare le organizzazioni a “gestire la complessità”. Ma raramente ci siamo chiesti quanta parte di questa complessità sia autoindotta. Eppure, ogni volta che accompagniamo un leadership team a riconoscere le proprie complicazioni inutili e a scioglierle, accade qualcosa di profondo. Le persone respirano. I team si rimettono in moto. La comunicazione diventa più focalizzata, finalizzata, autentica e l’ascolto naturale. Così le decisioni arrivano prima, non perché si acceleri ma perché aumenta la connessione.
Viviamo in un mondo complesso, è vero. Ma nelle organizzazioni c’è un enorme potenziale di semplicità. Basta volerlo vedere. Non dobbiamo aggiungere nulla. Abbiamo già ciò che ci serve. Fermarci, pensare, ascoltarci per capirci e per eliminare il superfluo. La semplicità è una pratica quotidiana di connessione e di fiducia.
di Marina Capizzi, Autrice di “Non morire di gerarchia” (Franco Angeli)
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