Come eliminare le distanze: alcune attenzioni per rendere le riunioni da remoto più coinvolgenti

Lavorare in team è sempre più complesso. Non molto tempo fa, i colleghi organizzavano una riunione, si trovavano in una stanza e risolvevano i problemi – o, per lo meno, ci provavano. Non era un processo perfetto, ma era molto meno complicato. Pensando alla nostra situazione attuale, oltre ad esserci già molte persone che lavorano normalmente in team “diffusi”, ossia i cui membri vivono e lavorano in luoghi distanti tra loro anche migliaia di chilometri ecco che anche chi si trovava quotidianamente fianco a fianco col collega oggi lo sente lavorando in smartworking. E se chi è già abituato a partecipare a riunioni con colleghi che stanno “altrove” fatica talvolta a mantenere concentrazione e coinvolgimento, figuriamoci chi è alla sua prima esperienza di lavoro da remoto. Ed è naturale, d’altronde, visto che, come dice una ricerca condotta da Steelcase i team diffusi affrontano soprattutto una particolare difficoltà: la disparità nella presenza. Chi partecipa a una riunione da remoto, non vivrà la stessa esperienza che ha quando partecipa allo stesso incontro dalla sala riunioni dell’ufficio, circondato dai colleghi. In questo contesto, infatti, le distrazioni si fanno più forti, il flusso di lavoro si incaglia e sorgono complicazioni e incomprensioni, fino ad arrivare al conflitto. Questo accade, ad esempio, quando ci si dimentica dell’unico collega che partecipa alla riunione al telefono, o quando non si mostrano i dati scritti alla lavagna a chi è collegato dall’altra parte del mondo. Nell’impegno a contrastare la disparità di presenza, le aziende hanno scoperto che il potenziale del supporto video può risolvere molte sfide proposte dalle riunioni da remoto. Lo scoglio maggiore della collaborazione da remoto è legato ad una bassa qualità video o audio, spesso causata dall’uso di device di piccole dimensioni. Per andare incontro a questo bisogni, le organizzazioni usano le videoconferenze in maniera massiccia. Il video, infatti, fornisce un contenuto non paragonabile all’uso di altri media. Nella comunicazione, molto dipende dal contatto visivo, che permette di attivare i cosiddetti neuroni specchio durante una conversazione, che permettono di leggere le intenzioni dell’interlocutore e rafforzare l’empatia e la comprensione reciproca. Questo si rivela essere ancora più importante quando il team diffuso è formato da persone provenienti da diversi paesi e appartenenti a diverse culture. Oltre ai pro e i contro delle videoconferenze sulle interazioni umane, ci sono aspetti importanti legati al business tecnico. Inizialmente, si ricorreva alle videoconferenze per ridurre i costi di viaggio, ma sono emersi altri benefici, come l’aumento dell’impatto delle discussioni (88%) e della velocità della presa di decisioni (87%). Le riunioni in videoconferenza aiutano anche a contrastare la piaga del multitasking durante le riunioni, ridotta dal 57% al 4%. 

Non è possibile, comunque, adottare semplicemente la tecnologia senza considerarne gli impatti sullo spazio e sui comportamenti. Quando i team sono distribuiti in diversi luoghi, è importante tenere conto dell’esperienza di tutti, e gli spazi dovrebbero essere adattati a condividere contenuti digitali e analogici. È importante considerare che i team hanno dei ritmi in cui collaborare, in cui dividersi per dedicarsi a un obiettivo e in cui ritrovarsi. Questo delinea il ciclo di vita dei team, e quando il team è diffuso diventa essenziale comunicare, anche a coppie di due, in videoconferenza. Si può commettere l’errore di considerare I problemi legati alla distanza senza tenere conto dell’ambiente fisico: anche quando i team si uniscono in maniera virtuale, l’aspetto del posto di lavoro ha un forte impatto. La tecnologia da sola non può avvicinare le persone, così come non può farlo soltanto lo spazio fisico: serve una collaborazione tra questi elementi. Quando la tecnologia è integrata al posto di lavoro, sulla base dei bisogni e dei desideri delle persone, la distanza tra le persone diminuisce drasticamente. Quando ciò accade, è possibile costruire la fiducia, trasferire le conoscenze e unire le idee, generando soluzioni innovative essenziali a tutte le aziende. Nel lavoro dei team diffusi, e considerando le difficoltà legate al loro lavoro, è importante tenere conto di sei aspetti: 

    1. Fare attenzione a dove si collocano microfono e telecamera: tutti i partecipanti devono essere ben visibili e ricevere l’audio in maniera ottimale
    2. In un ufficio, creare delle zone in cui le persone possono muoversi tra gruppi o stare da sole. I muri di vetro, ad esempio, isolano acusticamente mantenendo il contatto visivo
    3. Creare uno spazio che incoraggi il movimento e la mobilità delle persone, per mantenersi energici e coinvolti
    4. Tenere in mente entrambi i lati dell’esperienza, creando ambienti simili in tutti gli uffici, dotati degli stessi strumenti tecnologici. L’abbondanza di device aiuta i team diffusi a sviluppare un pensiero condiviso
    5. Pensare al modo in cui lo spazio può aiutare a costruire la fiducia
    6. Pianificare diversi incontri di dimensioni differenti, interazioni 1:1, a coppie o sessioni con il team completo. Dare più opzioni possibili è la miglior soluzione per sviluppare i team e incoraggiare l’uso della tecnologia.

Leggi l’articolo completo di David Woolf su www.steelcase.com