Le riunioni più efficaci? Quelle a cui posso dire di no!

Le riunioni sono un elemento fondamentale delle attività lavorative. Più grande è l’organizzazione, più numerose sono le riunioni. Per mantenere le riunioni più strutturate e trasparenti possibili la maggior parte delle grandi aziende adotta processi e strumenti appositi. Ma cosa funziona davvero? Cosa rende le riunioni effettivamente utili? La risposta a queste domande può apparire controintuitiva, ma ci sono sei valide ragioni per cui è opportuno rendere la partecipazione alle riunioni opzionale. Ecco come questi semplici accorgimenti possono cambiare il tuo modo di lavorare.

1.Non ci sono più scuse per una partecipazione di basso livello . Le persone non vogliono sedersi a una riunione che ritengono già in partenza inutile. E quando lo fanno, oltre a sprecare il proprio tempo, lamentandosi, creando distrazioni, mugugnando, abbassano il morale e il livello di energia delle altre persone presenti. Perciò, con beneficio di tutte le persone coinvolte, è utile rendere la partecipazione alle riunioni una libera scelta, creando una policy specifica. I leader dovrebbero aver fiducia nella capacità dei propri collaboratori di sapere autonomamente se una riunione è loro utile o meno. Se hanno questioni più urgenti cui dedicarsi, dovrebbero poter scegliere di farlo.

2.I leader danno una valutazione più corretta dell’importanza di una riunione. Se si vuole che le persone partecipino per libera scelta a una riunione, occorre che chi la convoca sia molto chiaro rispetto alla sua importanza e scopo. L’obiettivo e l’importanza di ogni riunione dovrebbero essere dichiarati nell’invito, e se non c’è uno scopo chiaro o un ordine del giorno definito non dovrebbe esserci una riunione.

3.Vengono agiti i core values. Rendere opzionali le riunioni mostra ai collaboratori come queste non siano momenti per far mostra di sé, per far vedere che si è presenti, ma strumenti da usare per avere aiuto e supporto. Se partecipare a una riunione significa aggiungere stress e costrizione al lavoro quotidiano i collaboratori devono poter mettere al primo posto il loro benessere e la loro lucidità e sentirsi autorizzati a non presentarsi.

4.L’efficacia nelle riunioni diventa un elemento integrante dell’efficacia personale sul lavoro. Quando le riunioni sono opzionali non ci sono più scuse per quelle che risultano inefficaci. I responsabili devono fare in modo che siano utili, e i partecipanti devono fare in modo di portare contributi costruttivi. Se ognuno partecipa di propria spontanea volontà ci sono aspettative condivise sugli apporti di ognuno e sugli obiettivi che si vogliono raggiungere.

5.Stimola la scrittura di ottimi verbali. Se un’organizzazione decide di adottare un approccio culturale per cui le riunioni sono davvero una scelta, diventa fondamentale che i punti chiave, le decisioni e i passi successivi siano resi disponibili a tutti. Ciò dà ai dipendenti la possibilità e la responsabilità di decidere di partecipare solo a quelle riunioni che ritengono utili per sé e in cui possono agire un ruolo attivo, senza che sia il capo di volta in volta a decidere chi deve partecipare o meno, e perché.

6.Le riunioni diventano meno affollate, migliori e meno numerose. Infine, rendendo opzionali le riunioni può accadere che anche il modo di gestirle cambi, a partire dal fatto che i leader stessi si sperimentino nel decidere quando partecipare e quando no, dando così l’esempio. Inoltre rendere le riunioni una scelta aiuta a focalizzarle meglio sul punto cruciale, e ciò non può che essere positivo per il business.

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