Le chat parallele durante le riunioni virtuali sono una realtà inevitabile. Se gestite correttamente, possono migliorare il coinvolgimento e la collaborazione, ma possono anche generare distrazione, sfiducia e conflitti.
Le riunioni in presenza permettono ai e alle partecipanti di concentrarsi su un’unica conversazione, prestando attenzione al linguaggio del corpo e al contesto. Tuttavia, le riunioni virtuali hanno introdotto nuove dinamiche grazie alla possibilità di inviare messaggi privati o pubblici in chat durante gli incontri. I e le leader non possono più pretendere un’unica conversazione, ma devono gestire e guidare l’uso delle chat parallele per evitare che diventino un elemento di distrazione o divisione.
Se ben utilizzate, le chat parallele possono arricchire le riunioni e aumentare l’efficacia delle comunicazioni. Tra gli usi più positivi troviamo:
- “Ecco la fonte”: condividere documenti e link rilevanti durante la riunione permette di migliorare la qualità delle discussioni senza interrompere il flusso principale.
- “Chiarimenti”: domande rapide possono aiutare a comprendere meglio il contenuto della riunione senza interrompere chi sta parlando.
- “Discussioni parallele”: argomenti non pertinenti alla riunione possono essere confinati alla chat, evitando di distrarre il gruppo principale.
- “Avvisi”: avvisare in anticipo una persona che sta per ricevere una domanda può migliorare il flusso della riunione.
- “Complimenti e supporto”: brevi messaggi di incoraggiamento possono rafforzare la cultura aziendale e il senso di appartenenza.
- “Prendere il polso della situazione”: sondaggi e domande rivolte al gruppo possono fornire informazioni immediate sull’andamento della riunione.
Nonostante i benefici, le chat parallele possono diventare un ostacolo alla collaborazione efficace se non gestite correttamente. Alcuni dei principali rischi includono:
- Distrazione: l’attenzione può essere compromessa quando le persone si concentrano sulle chat invece che sul contenuto della riunione.
- Erosione della fiducia: chat private possono accidentalmente emergere sullo schermo, rivelando critiche o commenti inappropriati che minano la fiducia.
- Deterioramento del clima aziendale: le chat possono diventare uno spazio per lamentele o battute poco costruttive, creando un ambiente tossico.
- Amplificazione del dissenso: discussioni critiche in chat possono rafforzare il disaccordo senza offrire un’opportunità per affrontarlo apertamente.
I e le leader devono riconoscere e gestire attivamente l’uso delle chat nelle riunioni virtuali, trasformandole in uno strumento utile e positivo. Alcune strategie chiave includono:
- Accettare la realtà delle chat parallele: ignorarle non è una soluzione. Riconoscere il loro impatto aiuta a comprendere come integrarle al meglio nella cultura aziendale.
- Raccogliere feedback dal team: coinvolgere le persone per capire come le chat vengono utilizzate e quali pratiche sono considerate utili o problematiche.
- Sperimentare nuove pratiche: ad esempio, sostituire alcune riunioni con discussioni asincrone in chat, stabilire momenti specifici in cui disattivare le chat o incoraggiare discussioni aperte.
- Dare il buon esempio: i e le leader devono usare le chat in modo responsabile, evitando di alimentare chat negative e mostrando come utilizzarle in modo costruttivo.
Le chat parallele nelle riunioni virtuali sono inevitabili e possono rappresentare sia un’opportunità che una minaccia. Gestire le chat parallele è diventata una competenza essenziale per i e le leader moderni. Il successo delle riunioni virtuali dipenderà dalla capacità di integrare questi strumenti nella cultura aziendale, bilanciando i vantaggi con i rischi. I e le leader devono adottare un approccio strategico, promuovendo un uso consapevole e positivo di questo strumento per migliorare il coinvolgimento e la collaborazione, anziché compromettere la fiducia e la produttività.
Leggi l’articolo completo di Adam J. Copeland su MIT Sloan Review.
*La presente sintesi è stata realizzata con l’IA e rivista dai consulenti PRIMATE.
**L’immagine è “Rombi D’Aereo” di Tullio Crali, 1927