Sai come lavorare meno e meglio? Ecco 10 spunti per riuscirci

Siamo sempre alla ricerca di buoni libri che ci aiutino a lavorare meglio. Se poi parlano di efficienza, di gestione del tempo, di leadership e di team remoti, siamo ancor più interessati. Il libro “It Doesn’t Have to Be Crazy at Work” di Jason Fried e David Heinemeier Hansson, fondatori di Basecamp, e’ proprio uno di questi.

Qui abbiamo riassunto quello che ne abbiamo tratto e come lo stiamo applicando in Hubstaff:

1. Un lavoro ben fatto richiede tempo continuativo
Sprechiamo la maggior parte del nostro tempo facendo cose di poca importanza. Compiti ordinari e banali consumano troppo tempo delle nostre giornate, impedendoci di concentrarci su compiti importanti. Eliminare un po’ di attività prive di vero significato è il modo migliore per riuscire a svolgere bene e portare a termine ciò che è davvero importante.
Vuoi avere più tempo continuativo durante la tua giornata? Chiediti quanto segue:

  • A quante attività che non danno risultati reali partecipi ogni giorno?
  • Spendi effettivamente più tempo per le cose che hanno un impatto maggiore?

Fai una lista delle tue attività quotidiane, ripuliscila, e dedicati a ciò che davvero conta.

2. Il tempo è la tua risorsa più preziosa
Il tempo e l’attenzione dei dipendenti sono la risorsa più importante e scarsa in un’azienda. Se sei un imprenditore o un leader in un’organizzazione, è tuo compito proteggerlo. Come?

  • Modella i comportamenti che desideri che la tua organizzazione assuma, ad esempio riservando nella tua giornata, e in quella degli altri, dei momenti di lavoro privi di interruzioni.
  • Elimina il lavoro non necessario.

3. Adotta lo spirito“JOMO”
Il mantra del 2018 era FOMO. Quest’anno si è tutti incentrati su JOMO (the Joy Of Missing Out): la gioia di “tirarsi fuori”. Si tratta di fare quello che i componenti più introversi del tuo team farebbero spontaneamente: non è necessario rispondere immediatamente ad ogni messaggio, essere presenti ad ogni chat. E può essere utile riflettere bene e chiedersi se davvero c’è bisogno di mandare l’ennesimo messaggio o si può aspettare. Incoraggiare il nostro team a rispondere ai messaggi dopo aver terminato il proprio lavoro è un buon modo per aiutarli a lavorare meglio 

4. Cambia sempre
Un breve ma importante punto del libro: così come modifichi i prodotti, devi continuare a modificare anche le aziende. Non legarti a una cosa, perché in qualsiasi momento potrebbe smettere di funzionare.

5. Sii efficace, non occupato
E’ importante non sottovalutare il valore della concentrazione. La cultura aziendale, e in particolare quella delle startup, può confonderti facendoti pensare che “essere occupato” sia lo stesso che “essere efficace”. Lavorare 60 ore a settimana, fare tardi, presenziare a eventi e convegni può farti sentire occupato e impegnato, e spesso è così. Ma “essere impegnato”  non sempre significa anche “portare risultati”. Avere del tempo per ricaricarsi è necessario per tutti, se si vuole lavorare e produrre bene.

6. Rendi difficile programmare le riunioni
Indire riunioni dovrebbe essere l’ultima scelta da fare tra tante disponibili, e solo se non se ne può proprio fare a meno. Il team di Basecamp rende molto difficile pianificare le riunioni. Di proposito. L’obiettivo è tenere le persone fuori dalle riunioni in modo che abbiano più tempo della giornata per il lavoro. Ecco come farlo:

  • Nessun calendario condiviso.
  • Non invitare le persone alle riunioni se non devono essere presenti.
  • Definisci dei criteri per organizzare una riunione: per esempio, c’è un ordine del giorno? Qual è l’obiettivo?

7. Non fare nulla
“Non fare nulla è una scelta e, in molti casi, la migliore.” Quando decidi di cambiare qualcosa, devi considerare tutto il lavoro che deve essere fatto e tutte le altre cose a cui devi dire di no per fare questo lavoro. Non fare nulla è molte volte meglio che provare a fare molto lavoro che non ha importanza: si tratta in fin dei conti di focalizzarsi solo su ciò che porta davvero risultato.

8. Pensa alla fiducia come a una batteria che deve essere caricata
Come è possibile trovare talenti distanti di cui ti puoi fidare e favorire le connessioni tra colleghi e membri del team in un modo che crei fiducia? Qualcuno dice che la fiducia, semplicemente, accade per conto proprio. Altri, dicono che la fiducia è una batteria. Quando assumi qualcuno, la batteria è carica al 50%. Ogni volta che interagisci con loro, aumenta o perde carica.

9.Evitare check-in non necessari
Cercare di conoscere ogni dettaglio è stressante e una perdita di tempo e potere per il cervello. Per questo troppe riunioni veloci in cui aggiornare sul proprio stato possono risultare inutili e ridondanti.

Prova invece gli “heartbeats”. Si tratta di riassunti mensili delle attività che vengono inviati come testo. Questo formato consente al tuo team di rivedere informazioni e aggiornarsi reciprocamente in ogni momento, senza partecipare a inutili riunioni.

10. Pensa a come strutturare i progetti
Una sezione specifica del libro riguarda come impostare e pianificare i progetti. Ecco i punti salienti, se vuoi avere un’idea e svilupparla:

  • Lavora su progetti in cicli di 6 settimane.
  • Lavora in gruppi di 2-3 persone
  • Organizzati per team “piatti”
  • Dai ai progetti una data di inizio e fine.
  • Presenta i lavori in documenti ben preparati.

Leggi l’articolo completo di Dave Nevogt su www.blog.hubstaff.com